Mit der rasanten Ausbreitung des Coronavirus wurden im Frühjahr dieses Jahres von heute auf morgen unzählige Mitarbeiter in die Home-Offices katapultiert. Aber auch Kurzarbeit, veränderte Schichtsysteme und neue erhöhte Sicherheitsmaßnahmen am Arbeitsplatz standen plötzlich an der Tagesordnung. Gleichzeitig hatten Unternehmen einen enormen Bedarf, schnell und tagesaktuell mit ihren Mitarbeitern zu kommunizieren. Was digitale Benefits-Portale in diesem Kontext leisten können und worauf Personaler in Krisenzeiten im Hinblick auf ihre Benefits-Programme achten sollten, lesen Sie in den folgenden 7 Tipps.

 

Wie kommuniziert man als Unternehmen, wenn die Mitarbeiter nicht im Büro sind, die Produktionshallen leer sind, weil Mitarbeiter in Kurzarbeit müssen, und nur ein kleiner Teil der Belegschaft vor Ort ist? Klassische Kommunikationswege wie Aushänge und Mitarbeiterversammlungen fallen in der COVID-Krise weg. Selbst E-Mails und das Intranet sind kein verlässlicher Kommunikationskanal, da nicht jeder Mitarbeiter über ein Firmen-Handy oder einen -Latop verfügt. In diesen Zeiten helfen Benefit-Portallösungen, auf die Mitarbeiter von jedem privaten Endgerät aus zugreifen können – auch außerhalb des Firmennetzwerks. Darüber hinaus bieten diese Lösungen die Möglichkeit, regelmäßig Feedback seitens der Belegschaft einzuholen z. B. über Einladungen zu Pulse Surveys. 

In Zeiten hoher Unsicherheit und der Angst um die eigene Gesundheit, aber auch die von Freunden und Familie, wenden sich viele Menschen hilfesuchend an ihren Arbeitgeber. Denn während politische Entscheidungsträger in der Krise noch um einheitliche Lösungen ringen und die Risikoeinschätzung im privaten Umfeld von Person zu Person stark variiert, orientieren sich Arbeitnehmer auch am Verhalten und den Vorgaben des Arbeitgebers. Er ist Orientierungspunkt für das eigene Verhalten. Als Unternehmen ist es daher wichtig, Stellung zu beziehen und einer gewissen Fürsorgepflicht nachzukommen. Dazu gehört einerseits, über gesundheitliche Risiken aufzuklären und entsprechende Vorsichtsmaßnahmen zu treffen. Darüber hinaus bieten viele Unternehmen konkrete Unterstützung an – durch Benefits aus den Bereichen Sport, Wellness sowie körperlicher und mentaler Gesundheit. Mit der Hilfe von digitalen Plattformen können dabei bestimmte Benefits – in Abhängigkeit von der aktuellen Situation – prominenter dargestellt oder den Mitarbeitern direkt vorgeschlagen werden. 

Der Schutz der Mitarbeiter ist für viele Unternehmen in der Krise noch wichtiger geworden als zuvor. Je stärker die Prozesse im HR-Bereiche digitalisiert sind, desto umfassender können Unternehmen auch insbesondere ihre HR-Verantwortlichen schützen. Wenn Standardprozesse wie zum Beispiel die jährliche Entgeltumwandlung, die Einbringung von Boni in die Altersvorsorge oder die Auswahl des Firmenfahrrads online über Benefits-Portale ablaufen können, müssen auch HR-Verantwortliche nicht ins Büro kommen, um (Haus-)Post zu verwalten und diese Prozesse aufrechtzuerhalten. Jeder Schritt zum papierlosen Büro reduziert außerdem die Gefahr, sich mit dem Virus zu infizieren.   

Die Auswirkungen der Coronakrise betreffen nicht nur die Art der Zusammenarbeit. Auch die Bedürfnisse und Ansprüche an Mitarbeiter-Benefits verändern sich. Wer gestern noch sehr zufrieden mit einem Jobticket und der Bezuschussung des Kantinenessens war, kann in Zeiten von Home-Office wenig damit anfangen und würde den finanziellen Vorteil vielleicht eher in Online-Fitness-Angebote oder den privaten Vermögensaufbaustecken. Digitale Benefits-Portale ermöglichen inhaltliche und zeitliche Flexibilität, sodass sich gerade in solchen Zeiten Änderungen an der individuell gewählten Benefits-Auswahl einfach und ohne Mehraufwand für die Personalabteilung durchführen lassen. Darüber hinaus können Arbeitgeber im Sinne eines situativen Managements kurzfristig neue Benefits in ihr Angebot aufnehmen, beispielsweise Mental Health-Angebote oder finanzielle Unterstützung für Familien, die krisenbedingt in eine Notlage geraten sind. 

Wo verstecken sich eventuelle krisenbedingte finanzielle Risiken in Benefit-Programmen? Das können beispielsweise Ausschlussklauseln bei Versicherungen sein, die dadurch in Pandemie- und anderen Katastrophenfällen nicht greifen. Mit Benefits-Portalen können HR-Verantwortliche alle wesentlichen Informationen auf einen Blick sehen und müssen die Informationen nicht aufwändig in unterschiedlichen papierbasierten Dokumentationen zusammentragen. Darauf basierend können sie in kurzer Zeit Risikoanalysen erstellen und die Kostenentwicklung für einzelne Benefits bzw. das Benefits-Programm skizzieren.  

Wer gut durch die Krise kommen will, muss sich fast täglich auf Veränderungen einstellen und entsprechende Entscheidungen treffen. Dabei können Daten auf Basis von Echtzeit-Analysen helfen. Digitale Benefits-Portale liefern aufschlussreiche Business Intelligence Reports zur Nutzung von Benefits und liefern einen Überblick über die Kosten, Steuerersparnisse und den ROI von Benefits-Programmen. Die Analysetools zeigen Trendanalysen und Korrelationen für eine Reihe von Kennzahlen auf, sodass HR-Verantwortliche fundierte Aussagen zur Effektivität von Vergütungs- und Benefit-Systemen über verschiedene Mitarbeitersegmente und Standorte hinweg treffen können. So finden sie heraus, welche Benefits von welchen Mitarbeitergruppen besonders geschätzt werden und auf welche verzichtet werden kann – relevante Erkenntnisse, die nicht nur in Krisenzeiten von Vorteil sind. 

Die Umstellung auf Home-Office und Kurzarbeit hat viele Unternehmen plötzlich getroffen. Innerhalb kürzester Zeit mussten sie das Arbeiten von zu Hause aus ermöglichen. Die Freizügigkeit, mit der die Nutzung privater Technologie ermöglicht wurde, hat sicherlich auch manchem Datenschutzbeauftragten und IT-Risk-Manager zum Schwitzen gebracht. Mit zertifizierten Benefits-Portale, die den Datenschutzregulatorien entsprechen, haben HR-Verantwortliche eine Sorge weniger. Darüber hinaus minimiert die Automatisierung der Prozesse das Fehlerrisiko. 

Eva Lawless
Eva Lawless
Head of Benefit Transformation, Mercer Deutschland

 

Dieser Artikel erschien erstmals in der Ausgabe 4 / Juli 2020 des COMP & BEN Online Magazins.

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