Aufgrund der Wirtschaftskrise stand in vielen Unternehmen in den vergangenen Monaten das Thema Kostenreduzierung ganz oben auf der Agenda. Viele Unternehmen waren oder sind gezwungen, Personal abzubauen. Andere Themen sind dabei in den Hintergrund gerückt, so zum Beispiel auch der Fachkräftemangel. Dieser ist für viele schnell zu einem Problem aus der Vergangenheit oder aus der fernen Zukunft geworden. Doch um langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nicht aufs Spiel zu setzen, darf das Workforce Planning gerade jetzt nicht vernachlässigt werden.

Unternehmen brauchen qualifizierte Fachkräfte - nicht erst, wenn der erhoffte wirtschaftliche Aufschwung kommt, sondern auch und gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Personalabbau ist also für das kurzfristige Ziel, Kosten einzusparen, eine gerechtfertigte Maßnahme, aber langfristig betrachtet kann dieser Schritt fatale Auswirkungen für das Unternehmen haben, zumal mit der Erholung der Wirtschaft das Fluktuationsrisiko der Schlüsseltalente im Unternehmen rasant zunehmen wird. Die Personalentscheidungen, die heute getroffen werden, sind wegweisend für den Erfolg des Unternehmens in der Zukunft.

Eine strategische Personalplanung (Workforce Planning) ist daher heute unerlässlich. Darunter versteht man die  prognostizierte Beschreibung des zukünftigen Personalbedarfs (quantitativ und qualitativ) im Kontext der demografischen Entwicklung, der sich ändernden strategischen Geschäftsausrichtung und sich verändernder Qualifikationsanforderungen. Workforce Planning stellt sicher, dass Fehlentscheidungen vermieden und unnötige Ausgaben verhindert werden. 
 
 
Ein großes Spektrum an Zukunftsszenarien abbilden

Angesichts zunehmender Marktvolatilitäten werden genaue Prognosen zur wirtschaftlichen Entwicklung immer schwieriger. Daher sind auch im Bereich der strategischen Personalplanung neue Techniken gefragt, mit denen sich ein größeres Spektrum an Zukunftsszenarien im Hinblick auf die Unternehmensentwicklung aber auch den gesamtwirtschaftlichen Trend abbilden lässt. Für die Analyse empfiehlt sich ein Zeitraum von fünf Jahren. Dabei sollten auch Faktoren wie zum Beispiel mögliche Veränderungen der Geschäftsstrategie oder mögliche Standortverlagerungen berücksichtigt werden.

Erfolgskritische Bereiche im Unternehmen identifizieren

Workforce Planning hilft Unternehmen, die Dynamiken der internen und externen Talentpools besser zu verstehen. Es geht darum, genau zu analysieren, welche Unternehmensbereiche für den Erfolg entscheidend sind und wie gut die Chancen stehen, für diese Bereiche intern und extern qualifizierte Talente zu gewinnen. Diese Daten müssen dann in die Entwicklung eines detaillierten Workforce Plans eingebracht werden.

Die Schlüsselbereiche und -rollen sehen in jedem Unternehmen anders aus, abhängig von der jeweiligen Geschäftsstrategie und der Wertschöpfungskette. Zu berücksichtigen ist auch, dass in Wachstumszeiten ganz andere Bereiche und Rollen für den Unternehmenserfolg von Bedeutung sein können als in Krisenzeiten. Eine effektive strategische Personalplanung muss die Möglichkeit bieten, alle vorstellbaren Entwicklungen abzubilden.

Die demografische Entwicklung der Belegschaft einbeziehen

Workforce Planning hilft Unternehmen zu verstehen, welchen Einfluss ein kurzfristiger Abbau von Talenten auf die demografische Struktur ihres internen Talentpools hat. Wenn ein Unternehmen um Kosten zu reduzieren beispielsweise vorrangig in den unteren Ebenen Stellen abbaut und dort überwiegend jüngere Mitarbeiter beschäftigt sind, so kann dies zu einem stark überproportionalen Anteil an älteren Mitarbeitern in der Gesamtbelegschaft führen. Betrifft der Abbau in erster Linie die mittlere Ebene, so kann daraus ein starker Verlust von fachlichen Qualifikationen und zukünftigem Führungspotenzial entstehen. Werden vor allem Stellen abgebaut, die mit älteren Mitarbeitern besetzt sind, so verliert das Unternehmen Wissen und wichtige Erfahrungswerte.

Allgemeine Trends berücksichtigen

Effektive Personalplanungs-Tools sind auch in der Lage, aktuelle Trends wie etwa den folgenden zu berücksichtigen: Aufgrund der veränderten Bedingungen können sich viele ältere Mitarbeiter den vorzeitigen Eintritt in die Rente einfach nicht leisten. Dadurch kann im Unternehmen eine „Blase“ an älteren Mitarbeitern entstehen. Dies hat zwar den Vorteil, dass wertvolles Wissen und wichtige Erfahrungswerte länger als erwartet im Unternehmen bleiben, aber es kann auch dazu führen, dass jüngere Talente nicht die Chance haben, in Führungspositionen aufzurücken und daher das Unternehmen verlassen.

Flexibilität sicherstellen

Aufgrund der zunehmenden gesamtwirtschaftlichen Unwägbarkeiten müssen Unternehmen bei der strategischen Personalplanung heute besser vorbereitet und flexibler sein als jemals zuvor. Um diese Flexibilität sicherzustellen, sollten Systeme eingesetzt werden, die in der Lage sind, die Daten in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren und den Entscheidern aktuelle Informationen zu liefern.

Fazit

Das Workforce Planning hat durch die Krise eine ganz neue Bedeutung erlangt und die Anforderungen an entsprechende Systeme sind enorm gestiegen. Angesichts der zunehmenden Marktschwankungen ist es für die Sicherung der Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit von enormer Bedeutung, dass Unternehmen heute auf alle denkbaren Szenarien vorbereitet sind, damit sie flexibel auf die jeweiligen Anforderungen reagieren können. Voraussetzung dafür ist ein effektives Workforce Planning-System, das ein breites Spektrum an Szenarien abbilden kann.